La historia administrativa de Santa Brígida sale de las cajas

Miles de documentos generados por la actividad ordinaria del Ayuntamiento han permanecido durante décadas almacenados en cajas, conformando un archivo tan voluminoso como desorganizado, en el que se conservan expedientes con más de un siglo de antigüedad. Se acumulaban sin un inventario global que permitiera conocer con exactitud su contenido, su estado ni su valor.

Con el fin de corregir esta situación, el Ayuntamiento de Santa Brígida viene desarrollando desde hace dos años un trabajo planificado por fases, orientado a dotar al municipio de un archivo que preste un servicio adecuado, eficiente y accesible tanto para la gestión administrativa como para la ciudadanía.

En este marco, y tras una auditoría realizada por la empresa especializada Gestión de Archivos, Libros y Cultura (Garlyc) por encargo del Ayuntamiento mediante contrato menor, en la tarde de ayer se presentaron los resultados de la primera fase del trabajo, cuya auditoría ha sido elaborada por Carmelo Santiago, genealogista e investigador en documentación histórica, con amplia experiencia en el análisis y tratamiento de fondos documentales.

Los resultados fueron expuestos al alcalde de Santa Brígida, José Armengol, y a la concejal de Patrimonio Histórico y Cultural, Avelina Fernández Manrique de Lara, responsable del área. Durante el encuentro, el primer edil subrayó la importancia del proyecto afirmando que “ordenar un archivo es también un ejercicio de transparencia, de responsabilidad institucional y de respeto por la memoria común”.

Más de 5.000 documentos

El trabajo ha supuesto la revisión minuciosa de alrededor de 400 cajas de gran formato que albergaban 5.036 unidades documentales de muy diversa naturaleza. Cada caja fue abierta una a una, se consignó en una plantilla a qué series documentales correspondían los documentos que contenía, las fechas con que se corresponden y la valoración documental (conservación o expurgo). Este trabajo ha permitido rescatar documentación que estuvo a punto de perderse, lo que hace imprescindible actuar con rapidez y rigor sobre el material que aún queda pendiente de tratamiento.

Un total de 3.289 documentos pasarán a integrar el Archivo Histórico Municipal de Santa Brígida. Entre esta documentación de conservación permanente figuran piezas de extraordinario valor histórico, como el censo electoral de 1889, registros administrativos de la década de 1920, mandamientos de pago de los años sesenta, expedientes urbanísticos, correspondencia oficial, proyectos de carácter social y archivos de prensa que retratan la vida cotidiana, administrativa y política de Santa Brígida a lo largo de generaciones. Cada expediente constituye una ventana al pasado; cada caja, un fragmento de la memoria colectiva del municipio.

Por otro lado, 1.747 unidades documentales serán objeto de eliminación al carecer de valor administrativo, legal o patrimonial, tratarse de duplicados o encontrarse incompletas. Este expurgo, imprescindible para garantizar una correcta organización y conservación de la documentación relevante, se llevará a cabo de manera rigurosa, controlada y supervisada por una empresa especializada. El procedimiento asegurará que ningún documento con valor histórico sea destruido y dejará constancia detallada y verificable de cada una de las eliminaciones realizadas.

Orden y acceso

Una parte sustancial de esta documentación fue almacenada inicialmente en el antiguo matadero, en condiciones muy deficientes de humedad. Posteriormente, durante el mandato 2015-2019, fue trasladada a un contenedor y, ya en el actual mandato, reubicada en el local de Las Casillas. Aún permanece una cantidad muy significativa de documentación en la misma situación, cuya intervención resulta imprescindible acometer a la mayor brevedad posible.

La concejal de Patrimonio Histórico y Cultural, señala: “Los archivos municipales se vinculan a la memoria y a la investigación histórica, olvidando que son un pilar fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier institución. Cada día se consultan numerosos documentos como antecedentes de los trámites administrativos, y para garantizar su eficacia, cualquier archivo debe estar perfectamente organizado y ser accesible”.

Una vez superada la fase de inventario, “la siguiente etapa abordará la clasificación, ordenación y catalogación del archivo, con el objetivo de dotarlo de los instrumentos necesarios que faciliten el acceso a cada documento”, añade la edil. Esta actuación permitirá, además, armonizar el archivo en soporte papel con el archivo digital generado actualmente a través de la tramitación electrónica de los expedientes, garantizando así el cumplimiento de la legislación administrativa vigente.

“Sin embargo, un archivo sin personal es imposible de gestionar, por lo que se ha propuesto la creación de la plaza de archivero/a para que sea incluida en la próxima Relación de Puestos de Trabajo, tanto para el archivo histórico como para el administrativo del Ayuntamiento de Santa Brígida”, concluye.